Tôi cần một quy trình duy nhất lưu trữ cả dữ liệu hóa đơn máy có thể đọc được và tệp PDF mà khách hàng của tôi mong đợi nhận được.

Tính năng này hỗ trợ việc nắm bắt và lưu trữ thông tin hóa đơn ở định dạng có cấu trúc, máy có thể đọc được cùng với phiên bản PDF dành cho khách hàng trong một quy trình thống nhất. Nó giúp giảm thiểu sự trùng lặp, giữ cho hồ sơ nhất quán và giúp việc truy xuất cũng như chia sẻ đúng định dạng khi cần trở nên dễ dàng hơn.

Tính năng này cung cấp một quy trình làm việc duy nhất để lưu cả dữ liệu hóa đơn có cấu trúc (phục vụ báo cáo, tự động hóa và tích hợp) và tài liệu PDF đã kết xuất (để gửi cho khách hàng và xem xét thủ công) cùng nhau. Bằng cách giữ cho cả hai định dạng được liên kết với nhau, tính năng này giúp đảm bảo tệp PDF luôn tương ứng với các trường hóa đơn cơ bản như mục hàng, tổng số tiền, thuế và thông tin khách hàng. Các nhóm có thể sử dụng một quy trình để tạo, lưu trữ và truy cập hóa đơn sau này mà không cần duy trì các hệ thống riêng biệt hoặc đối chiếu thủ công. Điều này hỗ trợ việc xử lý hạ nguồn đáng tin cậy như xuất dữ liệu kế toán, phân tích, kiểm tra tuân thủ và xác thực dữ liệu trong khi vẫn đáp ứng kỳ vọng của khách hàng về một tệp PDF tiêu chuẩn. Nó cũng cải thiện khả năng kiểm toán bằng cách bảo tồn những gì đã được gửi cho khách hàng cùng với dữ liệu nguồn được sử dụng để tạo ra nó. Lưu trữ tập trung giúp đơn giản hóa việc tìm kiếm và truy xuất, vì bạn có thể định vị hóa đơn một lần và truy cập cả dữ liệu lẫn tệp PDF của nó. Cách tiếp cận này giúp giảm thiểu các lỗi do nhập lại hoặc tạo lại tài liệu từ các hồ sơ không đầy đủ. Nó hữu ích cho các doanh nghiệp cần dữ liệu hóa đơn sẵn sàng cho tự động hóa, đồng thời cung cấp một tài liệu nhất quán, chuyên nghiệp cho khách hàng, nhà cung cấp hoặc các phê duyệt nội bộ.