Potrebujem zanesljiv način za arhiviranje računov, ki vključuje tako strukturirane podatke kot izvirno datoteko PDF za poznejšo uporabo.

Arhivirajte račune na način, ki za dolgoročno uporabo ohranja tako izvirno datoteko PDF kot ključne strukturirane podatke o računu. To olajša poznejše iskanje, pregledovanje in preverjanje računov, ne da bi pri tem izgubili kontekst ali izvorno dokumentacijo.

Ta funkcija zagotavlja zanesljivo metodo za shranjevanje računov skupaj z njihovimi izvirnimi datotekami PDF in strukturiranimi podatki na enem mestu. Ohranja PDF kot izvorno dokumentacijo, hkrati pa zadrži iskalna polja, kot so številka računa, dobavitelj, datumi, skupni zneski in zneski davka, kadar so na voljo. Uporabniki lahko račune arhivirajo dosledno, tako da zgodovinski zapisi ostanejo popolni in enostavni za uporabo. Hramba strukturiranih podatkov skupaj s PDF-om omogoča hitrejše iskanje in filtriranje v primerjavi s shranjevanjem zgolj datotek PDF. Arhivirani zapis pomaga pri preverjanju, saj uporabnikom omogoča, da kadar koli primerjajo strukturirana polja z izvirnim dokumentom. To je koristno za revizije, reševanje sporov in notranje preglede, kjer je potreben dokaz o izvirnem računu. Podpira tudi vsakodnevno poslovanje, saj skrajša čas, porabljen za iskanje prilog ali rekonstrukcijo podrobnosti računa. Pristop je zasnovan za dolgoročno hrambo, tako da starejši računi ostanejo dostopni in organizirani. Na splošno izboljšuje sledljivost, saj ohranja metapodatke računa in njegov izvirni dokument povezana kot enoten arhivski zapis.