Често получавам фактури, при които PDF файлът и записаните данни във фактурата не съвпадат, и искам начин да ги създавам едновременно, за да намаля несъответствията.

Създавайте записа на фактурата и нейния PDF файл заедно в един работен процес, така че и двата изхода да произлизат от един и същ източник. Това намалява несъответствията между съхраненото в системата и изпратеното до клиентите, като подобрява точността и спестява време за съгласуване.

Тази функционалност поддържа едновременно генериране на записаните данни на фактурата и съответния PDF файл, за да се предотвратят несъответствия. Вместо първо да се създава запис на фактурата и по-късно (или отделно) да се генерира PDF файлът, потребителят ги създава в една обединена стъпка. Съдържанието на PDF файла се извлича от същите полета на фактурата, които се записват в системата, така че общите суми, позициите, датите, данъците и данните за клиентите остават съгласувани. Работният процес има за цел да намали ръчното въвеждане и стъпките за копиране/поставяне, които често водят до грешки. Той също така помага да се гарантира, че това, което се изпраща по имейл или се споделя с клиент, съвпада с данните, които финансовите и отчетните системи показват вътрешно. Чрез поддържане на синхронизация между записа на фактурата и PDF файла в момента на създаване, екипите отделят по-малко време за одит и коригиране на разлики след факта. Това е особено полезно в среди, където фактурите се подготвят под натиск от времето или от множество членове на екипа. Функцията поддържа по-надеждна комуникация с клиентите, тъй като документът, предназначен за клиента, и вътрешният запис остават последователни. Като цяло, функцията подобрява точността на фактурирането, намалява нуждата от преработка и повишава увереността в данните за фактуриране.