من مدام با فاکتورهایی مواجه می‌شوم که در آن‌ها فایل PDF با داده‌های ثبت‌شده فاکتور مطابقت ندارد و می‌خواهم راهی برای ایجاد همزمان آن‌ها داشته باشم تا مغایرت‌ها کاهش یابد.

ایجاد رکورد فاکتور و فایل PDF آن در یک گردش کار واحد، به طوری که هر دو خروجی از یک منبع سرچشمه بگیرند. این کار باعث کاهش مغایرت بین آنچه در سیستم ذخیره می‌شود و آنچه برای مشتریان ارسال می‌گردد شده، دقت را افزایش داده و در زمان تطبیق حساب‌ها صرفه‌جویی می‌کند.

این قابلیت از تولید همزمان داده‌های ثبت‌شده فاکتور و فایل PDF مربوط به آن پشتیبانی می‌کند تا از بروز مغایرت جلوگیری شود. به جای ایجاد رکورد فاکتور در ابتدا و تولید فایل PDF در مرحله‌ای دیگر (یا به صورت جداگانه)، کاربر آن‌ها را در یک گام واحد ایجاد می‌کند. محتوای فایل PDF از همان فیلدهای فاکتور که در سیستم ذخیره شده‌اند استخراج می‌شود، بنابراین مجموع مبالغ، اقلام، تاریخ‌ها، مالیات‌ها و جزئیات مشتری همواره هماهنگ باقی می‌مانند. هدف از این گردش کار، کاهش ورود دستی داده‌ها و مراحل کپی/پیست است که معمولاً منجر به خطا می‌شوند. همچنین این ویژگی کمک می‌کند تا اطمینان حاصل شود آنچه برای مشتری ایمیل یا ارسال می‌شود، با آنچه در سیستم‌های مالی و گزارش‌دهی داخلی نمایش داده می‌شود، مطابقت دارد. با همگام‌سازی رکورد فاکتور و فایل PDF در زمان ایجاد، تیم‌ها زمان کمتری را صرف حسابرسی و اصلاح تفاوت‌ها پس از انجام کار می‌کنند. این قابلیت به‌ویژه در محیط‌هایی که فاکتورها تحت فشار زمانی یا توسط چندین عضو تیم تهیه می‌شوند، بسیار مفید است. این امر می‌تواند از ارتباطات مطمئن‌تر با مشتری پشتیبانی کند، زیرا سند ارائه‌شده به مشتری و رکورد داخلی همواره سازگار باقی می‌مانند. در مجموع، این ویژگی دقت فاکتورها را بهبود بخشیده، دوباره‌کاری را کاهش داده و اعتماد به داده‌های صورت‌حساب را افزایش می‌دهد.