সমস্যাটি স্ক্যান করা নথিগুলিতে বিষয়বস্তু সম্পাদনা করার কঠিনতার উপর ঘটা মাসে। যখন কোনও নথি এমন একটি ফর্ম্যাটে প্রদান করা হয় যা পাঠের সম্পাদনা অনুমোদন করে না, তখন এটি সৃষ্টি হয়। এটি স্ক্যান করা নথিগুলি এবং যেখানে টেক্সট রয়েছে তেমন ছবির উপর সবচেয়ে বেশি প্রভাব ফেলে। এর ফলে কর্ম ক্ষমতা বিশেষত পীড়িত হয়, কারণ এই নথিগুলি খুঁজে পেতে অথবা সূচীবদ্ধ করতে কিছুই ছাড়াই নেই এবং ম্যানুয়াল তথ্য প্রবেশ করার প্রয়োজনীয়। ছবিকে বেভিন্ন ভাষায় উপস্থিত করার ক্ষেত্রে টেক্সট অনুবাদ করার সমস্যাও রয়েছে।

ফ্রি অনলাইন OCR সফটওয়্যারটি ব্যবহারকারীদের স্ক্যান করা দস্তাবেজ, চিত্র বা পিডিএফগুলি সম্পাদনাযোগ্য এবং অনুসন্ধানযোগ্য টেক্সট বিন্যাসে রূপান্তর করার ক্ষমতা দেয়। তার অপটিক্যাল ক্যারেক্টার রেকগনিশন (OCR) প্রযুক্তিটির মাধ্যমে চিত্র ফাইলগুলিতে টেক্সট চিহ্নিত এবং ডিজিটালাইজ করা যেতে পারে। এটি ম্যানুয়াল ডাটা এন্ট্রির প্রয়োজনীয়তা মুছে দেয় এবং কাজের প্রক্রিয়াগুলি অনেকটা কার্যকরী করে তোলে। দস্তাবেজগুলি অনুসন্ধানযোগ্য হয়ে উঠে এবং সহজেই সূচীবদ্ধ করা যায়। এছাড়াও, এই টুলটি বহুভাষী দস্তাবেজ প্রক্রিয়া করতে পারে এবং তাই বিভিন্ন ভাষায় লেখাগুলি সম্পাদনা করা যাবে এ জন্য এটি বিশেষভাবে সহায়ক। এটি একটি সহজ এবং ব্যবহারকারী বান্ধবী সরঞ্জাম যা মূল্যবান সময় সংরক্ষণ করে এবং কার্যকরতা বাড়ায়।